چگونه از وقت خود بهتر استفاده كنيم ؟

عمر هر انسان يك محدوده زماني است كه شخص براي دستيابي به هدفهايش در اختيار دارد . اين يك معادله ساده است . اگر معادله وقت مساوي است با عمر، بهتر مي شود فهميد كه چرا گفته اند وقت از طلا با ارزش تر است؛ البته بعضي ها وقت شان ارزش يك سكه حلبي را هم ندارد.

حتما" شما هم قبول ميكنيد كه عمر هركس فقط به خودش تعلق دارد ؛ لذا خود شخص است كه مي تواند ارزش عمر خودش را تعيين كند ، به طور مثال : به نظر شما ، يك مفتول آلياژي آهن قيمتش بدون دخل و تصرف چقدر است ؟ اگر مفتول را به نعل اسب تبديل كنيم ، قيمت نعل هاي بدست آمده چقدر مي شود ؟ اگر اين مفتول آهني را به كارخانه پيچ و مهره سازي بدهيم ، قيمت پيچ هاي ساخته شده چقدر مي شود ؟ اگر مفتول به ساعت تبديل شود ، قيمت ساعت هاي حاصله چقدر مي شود ؟

وقت ما انسان ها هم بي شباهت به سرنوشت اين مفتول نيست ؛ ارزش عمر ما به اندازه ارزش كارهايي است كه انجام مي دهيم . حالا شما بگوئيد ارزش وقت شما چقدر است ؟

آيا تا حالا فكر كرديد كه چقدر از عمرتان گذشته و يا به چه چيز ارزشمندي دست پيدا كرديد ؟ آنچه كه مسلم است وضعيت كنوني شما نتيجه تدبير و تلاش گذشته شماست ولي وضعيت آينده شما به تدبير و تلاش امروزتان بستگي دارد. گذشته را نمي توانيد تغيير بدهيد، ولي آينده در دست هاي خود شماست .

انسان براي دستيابي به اهداف خود منابع گوناگوني را به خدمت مي گيرد كه يكي از مهم ترين آنها وقت است . وقت با ساير منابع تفاوت هايي دارد ، منابعي مانند سرمايه ، نيروي انساني و اطلاعات را ميتوان در جهت هاي مختلف به كار انداخت. مي توانيد نيروي انساني خود را افزايش يا كاهش دهيد؛ نوع امكانات را در محل كار خود مي توان تغيير داد . مي توانيد تجهيزاتي را كه با آنها كار ميكنيد عوض كنيد . مي توان كارگران را از خط توليد كنار گذاشته ، و به كار ديگري گمارد ؛ مي توان به يك كارمند دفتري پست مديريت واگذار كرد ؛ اين امكان وجود دارد كه اعتبارات و سرمايه هاي مالي خود را جابجا كرد و براي هدف مورد نظر بكار گرفت . مي توان تقاضاي وام كرد ؛ مي توان بهاي كالا يا خدمات را افزايش داد . اما زمان تنها منبعي است كه با سايرمنابع تفاوت دارد ؛ تمام شدني است، چون محدود است . در مورد زمان نمي توانيد تغييراتي در آن ايجاد كنيد ؛ نمي توانيد بر دامنه زمان بيافزاييد؛ ساعت نه تندتر مي رود و نه كندتر حركت مي كند . زمان خصوصيات منحصر به فردي دارد كه عبارتند از :

1- وقت تنها منبعي است كه همه افراد بطور مساوي از آن برخوردارند . بنابراين افراد موفق و ناموفق ، فقير و غني ، قوي و ضعيف ، سالم و بيمار ، و غيره از زمان يكساني برخوردارند .

2- وقت يك منبع كاملا" اختصاصي است ؛ وقت هركس فقط به خودش تعلق دارد و هيچ كس ديگر نمي تواند از آن استفاده كند . بنابراين شما نمي توانيد وقت بدون استفاده امروز خود را ، به ديگري منتقل كنيد . نمي توانيد وقت قرض كنيد و يا قرض بدهيد .

3- وقت غيرقابل ذخيره كردن است ؛ اگر امروز وقت اضافه داشتيد ، نمي توانيد آن را براي روز ديگري پس انداز كنيد؛ بنابراين تنها راه برخورد عاقلانه با وقت ، مصرف صحيح آن است .

مشكل اساسي بسياري از مردم در مورد وقت اين است كه احساس مي كنند كار آنها بسيار زياد ، ولي وقتشان كم است . شما چنين شخصي را مي شناسيد ؟ بعضي ها معتقدند كه براي انجام همه كارها، خوشان بايد وقت بگذارند و به ديگران اعتماد نمي كنند . آيا شما با اين طرز تفكر موافقيد؟ آيا غالبا" براي اينكه نتوانسته ايد كارهاي مهم را به پايان برسانيد احساس بدي داشته ايد ؟ آيا مكرر به ساعت نگاه كرديد و با نگراني ديديد كه ساعت 4 يا 5 بعد از ظهر است و كارهايي را كه بايد امروز به پايان برسانيد ، هنوز شروع نكرده ايد . آيا شما از افرادي هستيد كه به دليل كمبود وقت بايد بعضي از پرونده ها را با خودتان به خانه ببريد . آيا وقتي كارهاي مهم از قبيل تهيه گزارش هاي حساس پيش بيايد ناچار مي شويد كه شب هاي طولاني را در اداره بمايند؟ و يا اينكه روزهاي تعطيل را هم به كار كردن بپردازيد ؟ اگر از اين قبيل مسائل در مورد شما صادق است و يا برايتان مطرح است متاسفانه بايد عرض كرد كه شما از جمله افرادي هستيد كه هميشه مشكل زمان خواهيد داشت . لازم است بدانيد كه شما هم به همان اندازه وقت داريد كه همه دارند . آيا شما كمتر از 24 ساعت وقت در شبانه روز داريد؟ يعني كمتر از ديگران؟ نه دوست عزيز . آنچه كه شما كم داريد و يا نداريد ، مهارت در بكارگيري وقت است .

نكته جالب اينجاست كه مشكلات مربوط به كمبود وقت ، تقريبا" در همه جا يكسان است و در همه سازمان ها هميشه تقريبا" كارهاي عقب مانده و انجام نشده وجود دارد. مشكلات مربوط به اكراه از واگذاري اختيارات به ديگران براي انجام پروژه ها و كارها تقريبا" يك پديده همه گير است كه موجب اتلاف وقت مي شود . حقيقت اين است كه همه ما در برخورد با زمان داراي تنگناها و مشكلات مشابهي هستيم .

به دكّه هاي مطبوعاتي كه مراجعه كنيد با انواع تقويم هاي روميزي ، تقويم هاي ديواري ، دفترچه هاي يادداشت و انواع سررسيد مواجه مي شويد كه معمولا" بسياري از افراد از آنها براي زمان بندي و برنامه ريزي هاي خود شان استفاده مي كنند و همچنين استفاده از كامپيوترهاي شخصي براي ضبط و نگهداري حجم عظيمي از اطلاعات جزئي ، بيش از پيش متداول شده است . با وجود همه اينها ، هنوز ما با مشكل زمان مواجهيم .

عليرغم اين كوه اطلاعات و اين همه ابزارها و امكانات متعدد ، باز هم مي گوئيم: من هركاري ميكنم باز هم وقت كم مي آورم . چكار بايد بكنم؟ نمي دانم چرا اينجوري است؟ نمي دانم؟

اين يك امر طبيعي است كه به فكر چاره باشيم. انسان در برابر مشكلات خود، همواره در صدد چاره جوئي برمي آيد . چاره جوئي براي حل مشكل وقت ، از بهترين امور زندگي است . با پذيرفتن اين اصل كه هر مشكلي، راه حلي دارد، مشكل كمبود وقت هم قابل حل است . در اينجا راه حل هاي آزموده اي براي حل مشكل وقت ارائه داده مي شود:

قبلا گفتيم كه وقت ما همان عمر ماست . يعني سالها ، ماهها ، روزها و يا ساعتها ، دقيقه ها ، ثانيه ها تشكيل دهنده عمر ما هستند . راستي حدودا" چقدر وقت داريم؟

طبق نتايج حاصل از يك پژوهش، هر فرد معمولي به طور متوسط وقت خود را طي يك هفته يعني 168 ساعت صرف اين فعاليتها مي كند: كار ، خواب ، رفت و آمد ، نظافت شخصي ، صرف غذا و اوقات فراغت . چنانكه در جدول زير مي بينيد از بين مصارف وقت شماره يك و 4 و 5 جمعا" 5/57 ساعت يعني 34 درصد اوقات هفته تقريبا" تغييرناپذير است. شماره هاي 2 و 3 جمعا" 66 ساعت يعني 39 درصد از زمان تا حدودي تغيير پذير هستند . اما شماره 6 يعني اوقات فراغت كه 5/44 ساعت معادل 27% اوقات هر هفته است تا حدود زيادي تغيير پذير و قابل كنترل مي باشد .

اما چرا بايد وقت را كنترل كرد ؟ اساسا" وقت را براي چه مي خواهيم ؟ براي اينكه درست از آن استفاده كنيم تا فرصت بيشتري براي بدست آوردن موفقيت داشته باشيم .

موفقيّت چيست ؟ مثلا" فتح يك قلّه مرتفع به وسيله يك كوهنورد، موفقيّت به حساب مي آيد؛ و يا قبول شدن در آزمون براي دانشجو و كسب دانش، موفقيّت محسوب مي شود. بنابراين همه افراد در همه سطوح، تصور و تصويرخاصي از موفقيّت دارند كه براي رسيدن به آن تلاش مي كنند .

كارشناسان مديريت، موفقيّت را طور ديگري تعريف مي كنند؛ دستيبابي به هدف هاي با ارزش زندگي را در يك چارچوب معين زماني، موفقيّت مي دانند؛ بنابراين ميان موفقيّت و زمان، يك رابطه معني دار وجود دارد .

حالا از خودتان بپرسيد كه هدفها و خواسته هايتان در كار و زندگي چيست و قصد داريد در چه مدت زماني ، به آنها برسيد ؟ تا حالا براي آينده خودتان چه كرده ايد و از آن مهمتر ، حالا چه مي كنيد ؟ اگر قادر نباشيد زمان خود را مطابق خواسته ها و اهدافتان تنظيم كنيد با شكست مواجه مي شويد .